Les services de comptabilité fournisseurs de tous les secteurs continuent de traiter leurs factures manuellement. Cependant, de plus en plus, nous pouvons voir comment ces procédures traditionnelles ralentissent les entreprises à la lumière de solutions plus efficaces et numériquement avancées. Les environnements AP manuels sur papier, bien qu’efficaces depuis de nombreuses années, ont peut-être du mal à suivre le rythme aujourd’hui.
Résoudre ces erreurs dans un cadre traditionnel nécessite de faire des recherches approfondies et de communiquer avec les acheteurs et les fournisseurs pour déterminer les écarts et leurs causes, et ce processus peut coûter un temps et une énergie précieux. Dans des cas extrêmes, elle peut même conduire à un affaiblissement de la confiance essentielle entre les parties.
Bien que cette tournure chaotique des événements soit familière à de nombreux services AP depuis si longtemps, il ne doit plus en être ainsi. Il existe une solution pour vous libérer du poids des problèmes potentiels d’origine humaine et de la double vérification redondante des factures – et c’est l’automatisation des processus AP.
Surveillance de la conformité et augmentation du contrôle des processus
Le respect des réglementations de conformité et la création de pistes d’audit traçables font partie de ce qui rend les équipes comptables si essentielles au succès d’une entreprise. Sans les bons systèmes en place pour contrôler de manière rigide les processus et les données, il est possible que des détails passent entre les mailles du filet.
L’Association a récemment prévu que les entreprises américaines subiront des pertes de fraude de 19 milliards de dollars en 2018. Disposer d’un système automatisé pour limiter les utilisateurs aux fonctions autorisées, tout en garantissant simultanément que les factures invalides sont signalées et signalées, est crucial pour quiconque vise à prendre de l’avance sur la compétition.
Les archives électroniques rendues possibles par le logiciel de facturation permettent de suivre les emplacements des factures, les étapes de traitement, les règles d’autorisation et la conformité aux réglementations IRS .
Avec un processus commercial automatisé des comptes fournisseurs, vous pouvez avoir l’esprit tranquille en ce qui concerne le classement et la protection sécurisés de toutes les informations de traitement de vos factures.
Etendre la visibilité du processus
Le classement manuel et les piles de reçus papier sont difficiles et prennent du temps à passer au crible, et ils rendent presque impossible de voir l’ensemble du processus sur une seule page. Bien qu’il puisse sembler que le rouage de l’automatisation obscurcirait les opérations, nous constatons que c’est le contraire. Les systèmes électroniques offrent une visibilité accrue en affichant les données pertinentes exclusivement aux parties autorisées.
La sensibilisation globale fournie par l’automatisation est un élément indispensable pour surveiller la conformité. Par exemple, un plus grand sentiment de contrôle et de transparence dans votre processus de facturation peut vous aider à éviter de mettre vos flux de trésorerie en danger en raison de régularisations incomplètes et de dépenses sous-déclarées. Vous saurez exactement quand et où les problèmes surviennent, et toutes les données nécessaires pour les résoudre seront à portée de main.
De plus, la transparence à toutes les étapes du processus vous permet de prendre des décisions plus éclairées sur le moment de payer les fournisseurs, comment maximiser l’efficacité et comment faire évoluer les opérations. Tous les décideurs verront les informations pertinentes pour leurs services, et la numérisation des approbations et de tous les formulaires nécessaires réduit la maintenance des processeurs. Pour plus d’informations, consultez notre site web Logiciel de gestion des entretiens annuels .
